Inovação na gestão de processos garante economia de 10 mil horas na área de serviços compartilhados da Tereos

O investimento em tecnologias e projetos de melhoria contínua visando aumentar a eficiência e produtividade das operações permitiu um ganho de eficiência de tempo de 12% na safra 21/22 da Tereos, uma das empresas líderes na produção de açúcar, etanol e energia do país. Os profissionais da área de serviços compartilhados ganharam cerca de 10 mil horas por meio da automatização e gestão mais eficiente dos processos. No período anterior, essa economia foi de cerca de 7.500 horas.

Criado em 2019, o BSC – como é chamada a unidade de serviços compartilhados – é focado em gerar valor por meio de uma cultura de transformação focada em inovação, eficiência de custos, aperfeiçoamento e colaboração. Desde a sua criação, já permitiu o ganho de 25% em eficiência em diferentes atividades, como contabilidade, contas a pagar, contas a receber, folha de pagamento, gestão de contratos, faturamento de notas fiscais, controle de ponto de funcionários, entre outras.  

Somente na safra 21/22, 339 projetos de melhoria contínua foram apresentados pelo BSC, visando a otimização de processos para ganhos de tempo e, também, financeiros. Além disso, o setor conta com um comitê mensal que avalia novos processos que podem ser automatizados, além de acompanhar os projetos em andamento para garantir os melhores resultados.

Um dos exemplos da automatização de processos está no faturamento de notas do segmento de venda de açúcar. A área processa, em média, 4 mil notas por mês. O faturamento de cada uma dessas notas, antes realizado de forma manual, demorava cerca de 9 minutos para ser realizado. Com a adoção de uma ferramenta capaz de acessar vários sistemas automaticamente, a transação passou a ser de apenas 4 minutos.

De acordo com João Toqueti, gerente-executivo de BSC e Suprimentos, esse resultado foi possível graças ao investimento em uma automação robótica de processos, que permite a execução de atividades rotineiras de forma até cinco vezes mais rápida, promovendo uma taxa de redução de custos na operação que pode variar de 35% a 65%.  “Atualmente, temos 140 atividades com algum nível de automação, sendo 130 automações mais simples e 10 projetos de robotização já implementados com mais 4 em desenvolvimento para implementação nos próximos 4 meses. Estamos, cada vez mais, atuando de forma colaborativa e estratégica dentro da companhia, gerando resultados positivos ao desenvolvimento e produtividade do negócio” comenta.  

Equipe 100% remota

Em março de 2020, com o avanço da pandemia, a equipe do BSC passou a operar de forma remota. A mudança repentina do modelo de trabalho trouxe alguns desafios, como a adequação da rotina e de processos sem perder a qualidade do serviço prestado. Novas ferramentas digitais e sistemas foram incorporados na rotina para facilitar as interações e manter os times conectados. Além disso, foco em ritos de acompanhamento dos times em eventos on-line e presenciais, quando necessários, e foco em gestão do conhecimento, trouxeram mais agilidade e segurança ao novo modelo de trabalho do BSC.

Com os bons resultados obtidos pelo novo modelo de trabalho, a companhia decidiu manter a equipe 100% em home office, mesmo após o retorno das outras áreas corporativas em formato híbrido. “Atualmente, temos 120 pessoas trabalhando de forma remota. Estamos com alto nível de atendimento, com processos bem estruturados e cada vez mais próximos de todas as áreas da Tereos, agregando ainda mais valor aos processos e ao negócio como um todo”, afirma Toqueti.

Os resultados de SLA (nível de atendimento do BSC) reforçam isso: em 2020, a taxa foi de 91%. Em 2021, o índice passou para 95% e, nesta safra, atingiu 97%.

Assistente virtual própria

Outra novidade da área é o lançamento da BIA – assistente virtual do BSC. Lançada em março de 2022, com desenvolvimento inhouse com as ferramentas disponíveis, a assistente está disponível 24 horas para todos os setores da empresa por meio do Microsoft Teams, reduzindo significativamente o tempo gasto pelos funcionários com dúvidas gerais.